Algemene Voorwaarden & Privacyverklaring

1. De praktijk

1. Psychologenpraktijk Marina Reijns is de praktijk van Marina Reijns, klinisch psycholoog / psychotherapeut, BIG-geregistreerd.
2. Contactgegevens:
   • E-mail: marina@psychologenpraktijk-reijns.nl
   • Website: www.psychologenpraktijk-reijns.nl
3. De praktijk is een kleinschalige, vrijgevestigde psychologenpraktijk in Friesland, met aanbod van psychologische behandeling, supervisie, deskundigheidsbevordering en coaching.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle behandelrelaties, supervisies, coachingstrajecten, rapportages, offertes en andere overeenkomsten tussen Psychologenpraktijk Marina Reijns (hierna: de praktijk) en cliënten, supervisanten, cursisten en coachees (hierna: cliënt).
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk of per e-mail met de praktijk zijn overeengekomen.
3. Indien een bepaling nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

3. Werkwijze, aanmelding en verwijzing

1. U kunt zich aanmelden via het beveiligde contactformulier op de website of per e-mail. U geeft daarbij kort aan wat uw hulpvraag is en waarvoor u behandeling zoekt.
2. Na aanmelding volgt in de regel een kennismakingsgesprek. Voor dit gesprek zijn geen kosten verschuldigd en is nog geen verwijzing nodig. In dit kennismakingsgesprek wordt samen bekeken:
   • of hulp vanuit de praktijk passend is,
   • welke hulpvragen er zijn,
   • wat daarvoor nodig is (bijvoorbeeld een verwijzing), en
   • wat de te verwachten kosten zijn (afhankelijk van uw zorgverzekeraar en polis).
3. Als u besluit verder te gaan met behandeling, zijn bij het eerste intakegesprek nodig:
   • een verwijsbrief van de huisarts (voor verzekerde GGZ-behandeling),
   • een geldig identiteitsbewijs, en
   • uw verzekeringsgegevens.
4. Na de intakegesprekken (meestal twee sessies) wordt een passende vorm van behandeling gezocht. Er wordt samen stilgestaan bij de gestelde diagnose en er wordt een prognose gemaakt van de duur en intensiteit van de behandeling.
5. In het behandelplan worden de doelen van de behandeling omschreven en wordt vastgelegd wie eventueel bij de behandeling betrokken worden (bijvoorbeeld ouders/verzorgers of andere hulpverleners).
6. Psychologische behandeling (psychotherapie) in de praktijk vindt in principe plaats in het kader van de basisverzekering binnen de (gespecialiseerde) GGZ, op basis van een geldige verwijzing van de huisarts of medisch specialist, tenzij nadrukkelijk anders is afgesproken (bijvoorbeeld bij coaching of andere niet-verzekerde zorg).
7. De praktijk werkt volgens de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de WGBO, de BIG-wet en de beroepscodes van de relevante beroepsverenigingen.

4. Duur van de sessies en afspraken

1. Een sessie duurt in de regel 45 tot 60 minuten, tenzij vooraf anders is afgesproken (bijvoorbeeld langere sessies bij traumabehandeling of paardentherapie).
2. Afspraken vinden plaats op basis van onderlinge planning en beschikbaarheid.
3. De praktijk is bereikbaar via e-mail; berichten worden zo spoedig mogelijk beantwoord.

5. Geen crisishulp

1. De praktijk biedt geen 24/7 crisishulp.
2. In geval van (dreigende) crisis, suïcidaliteit of acute nood wordt de cliënt verzocht direct contact op te nemen met de huisarts, huisartsenpost, 112 of de crisisdienst in de regio.
3. De praktijk is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet inschakelen van crisisdiensten door cliënt of diens naasten.

6. Tarieven en vergoedingen

1. Behandeling (psychotherapie) in de praktijk valt in beginsel onder uw basiszorgverzekering. In de praktijk worden de door de NZa vastgestelde tarieven voor de specialistische gezondheidszorg (S-GGZ) gehanteerd. Gedeclareerd wordt volgens het Zorgprestatiemodel.
2. Voor het jaar 2025 worden met een aantal zorgverzekeraars contracten afgesloten. Voor polissen van zorgverzekeraars waarmee een contract is afgesloten, wordt de behandeling – binnen de voorwaarden van uw polis – in principe voor 100% vergoed.
3. Voor polissen bij andere zorgverzekeraars, waarbij géén contract is, kan een deel van de behandeling voor eigen rekening komen, afhankelijk van het soort polis dat u heeft. De rekening wordt dan aan u verstrekt; u kunt deze vervolgens zelf indienen bij uw zorgverzekeraar.
4. Een naturapolis vergoedt voor therapie bij niet-gecontracteerde zorgverleners (zoals deze praktijk in dat geval) doorgaans ongeveer 60% tot 80% van de kosten. Het exacte percentage hangt af van de polisvoorwaarden van uw zorgverzekeraar.
5. Voor 2026 gelden onder meer de volgende NZa-tarieven (indicatief):
   • Diagnostiek: twee intake-sessies (prestatiecode CO 0538) – € 265,97 per afspraak;
   • Psychotherapie-sessie: (prestatiecode CO 0603) van 60 minuten – € 233,63 per sessie.
     Voor andere prestaties en sessieduren kunnen andere NZa-tarieven gelden.
6. De actuele tarieven en eventuele wijzigingen worden zo nodig aan cliënten gecommuniceerd (bijvoorbeeld via de website of per e-mail). De cliënt blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig nagaan van de vergoedingsmogelijkheden bij de eigen zorgverzekeraar.

7. Betaling

1. Facturen dienen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
2. Indien betaling uitblijft, kan de praktijk een betalingsherinnering sturen. Bij uitblijven van betaling na herinnering is de praktijk gerechtigd wettelijke rente en redelijke incassokosten in rekening te brengen.
3. De cliënt is verantwoordelijk voor een juist en tijdig doorgeven van adres- en factuurgegevens.

8. Annuleren en niet verschijnen

1. Een afspraak kan kosteloos worden geannuleerd tot 24 uur vóór de geplande tijd, per e-mail of voicemail.
2. Bij annulering korter dan 24 uur van tevoren, of bij niet verschijnen zonder bericht, is de praktijk gerechtigd het volledige sessietarief bij de cliënt in rekening te brengen. Deze kosten worden niet vergoed door de zorgverzekeraar.
3. Bij overmacht (bijvoorbeeld plotselinge ernstige ziekte of ongeval) kan in overleg worden besloten de kosten (gedeeltelijk) kwijt te schelden.

9. Dossiervorming en geheimhouding

1. De praktijk is wettelijk verplicht een medisch dossier bij te houden van de behandeling.
2. De bewaartermijn van dit dossier is in principe 20 jaar na de laatste wijziging, conform de WGBO.
3. De praktijk heeft een beroepsgeheim. Zonder schriftelijke toestemming van de cliënt (of wettelijke vertegenwoordiger) worden geen inhoudelijke gegevens aan derden verstrekt, tenzij er sprake is van een wettelijke plicht of een acute noodsituatie.
4. Op de verwerking van persoonsgegevens is de Privacyverklaring van Psychologenpraktijk Marina Reijns van toepassing.

10. Samenwerking met derden

1. In overleg met de cliënt kan worden samengewerkt met derden, zoals huisarts, medisch specialist, school, jeugdhulpverlening of andere hulpverleners.
2. Voor het uitwisselen van inhoudelijke informatie is (meestal) schriftelijke toestemming van de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger vereist.
3. De praktijk maakt gebruik van externe dienstverleners, zoals een ICT/EPD-leverancier en een boekhouder, met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten conform de AVG.

11. Klachten en geschillen

1. Indien de cliënt ontevreden is over de behandeling of bejegening, wordt hij/zij uitgenodigd dit eerst te bespreken met Marina Reijns.
2. Komt men er samen niet uit, dan kan de cliënt gebruikmaken van de klachtenregeling en geschilleninstantie die horen bij de beroepsverenigingen (onder andere LVVP, NIP, NVP). De praktijk is aangesloten bij een onafhankelijke klachten- en geschillenregeling.
3. Informatie over de klachtenprocedure en contactgegevens van de klachtenfunctionaris worden desgewenst aan de cliënt verstrekt en kunnen op de website of via de beroepsvereniging worden ingezien.

12. Aansprakelijkheid

1. De praktijk spant zich in om de behandeling zorgvuldig en conform professionele standaarden uit te voeren.
2. Iedere aansprakelijkheid van de praktijk is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
3. De praktijk is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals gevolgschade, gederfde inkomsten), tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

13. Toepasselijk recht en wijziging voorwaarden

1. Op deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. De praktijk kan deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd en geldt voor nieuwe en lopende behandelrelaties, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

14. Kwaliteit, privacy en kwaliteitsstatuut

1. De praktijk werkt volgens de geldende professionele richtlijnen, kwaliteitsnormen en gedragscodes voor klinisch psychologen en psychotherapeuten.
2. Psychologenpraktijk Marina Reijns beschikt over een kwaliteitsstatuut, zoals wettelijk vereist. Dit kwaliteitsstatuut is op verzoek in te zien en zal tevens via de website beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld onder het kopje “Behandeling – Kwaliteit & privacy”.
3. In het kwaliteitsstatuut en op de pagina “Behandeling – Kwaliteit & privacy” is aanvullende informatie te vinden over:
   • de organisatiestructuur en werkwijze,
   • de kwaliteit van zorg,
   • de wijze waarop met privacy en dossiervoering wordt omgegaan,
   • en de klachten- en geschillenregeling.

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe Psychologenpraktijk Marina Reijns omgaat met uw persoonsgegevens, in het kader van psychologische behandeling, supervisie, coaching, onderwijs en het gebruik van de website.

1. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Psychologenpraktijk Marina Reijns is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

• Naam: Psychologenpraktijk Marina Reijns
• Functionaris: Marina Reijns, klinisch psycholoog / psychotherapeut (BIG)
• E-mail: marina@psychologenpraktijk-reijns.nl
• Website: www.psychologenpraktijk-reijns.nl

De praktijk handelt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de regels voor medische dossiers uit de WGBO. Aanvullende informatie over kwaliteit en privacy is te vinden in het kwaliteitsstatuut en op de website, onder andere op de pagina “Behandeling – Kwaliteit & privacy”.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• (potentiële) cliënten van de praktijk (kinderen, jongeren en volwassenen);
• ouders/verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers;
• supervisanten en coachees;
• deelnemers aan onderwijs/lezingen die door Marina Reijns worden verzorgd;
• contactpersonen van verwijzers en samenwerkingspartners;
• bezoekers die een bericht versturen via het beveiligde contactformulier of per e-mail.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt de praktijk?

De praktijk verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor goede hulpverlening, supervisie, coaching of het beantwoorden van vragen. De volgende categorieën gegevens kunnen worden verwerkt:

3.1. Algemene persoonsgegevens

• Naam, voorletters, geslacht;
• Adres, postcode, woonplaats;
• E-mailadres;
• Geboortedatum, eventueel geboorteland/geboorteplaats;
• Gegevens van ouders/verzorgers (bij minderjarigen);
• Gegevens van verwijzer (huisarts, medisch specialist, instelling);
• BSN (indien wettelijk vereist voor declaratie en administratie in de zorg);
• Zorgverzekeraar en polisnummer;
• Bankrekeningnummer (voor betalingen en restitutie).

3.2. Bijzondere en medische persoonsgegevens

In het kader van psychologische behandeling verwerkt de praktijk medische en andere bijzondere persoonsgegevens, zoals:

• Gegevens over de (psychische) gezondheid en voorgeschiedenis;
• Diagnostische informatie, testresultaten en onderzoeksverslagen;
• Behandelverslagen, behandelplannen, voortgangs- en evaluatieverslagen;
• Informatie over het gezinssysteem en sociale context, voor zover relevant;
• Verslagen van contact met andere hulpverleners indien noodzakelijk.

3.3. Gegevens supervisie, coaching en onderwijs

• Naam en contactgegevens;
• Functie, werkplek, BIG-registratie of andere beroepstitels;
• Inhoudelijk materiaal dat in supervisie of coaching wordt ingebracht (geanonimiseerd waar mogelijk);
• Aan- en afmeldgegevens voor nascholing en onderwijs (uren, factuurgegevens).

3.4. Gegevens website en contactformulier

Bij gebruik van het beveiligde contactformulier of bij directe e-mail worden de volgende gegevens verwerkt:

• Naam;
• E-mailadres;
• Inhoud van het bericht of de vraag;
• Eventueel technische gegevens (zoals IP-adres en loggegevens) die door de hostingpartij automatisch kunnen worden verzameld ten behoeve van beveiliging en statistiek.

De praktijk gebruikt deze gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden en neemt u niet automatisch op in een nieuwsbrief of mailinglijst.

4. Doelen en grondslagen van de gegevensverwerking

De praktijk verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Behandelingsovereenkomst (WGBO)
   • Vastleggen van een behandelrelatie, plannen van afspraken en bijhouden van een medisch dossier;
   • Stellen van diagnoses, opstellen van behandelplannen en uitvoeren van behandeling;
   • Factureren van zorg en voldoen aan administratieve verplichtingen.
     Grondslag: uitvoering van de behandelovereenkomst en wettelijke verplichtingen.
2. Supervisie en coaching
   • Plannen van afspraken, vastleggen van supervisie-/coachingsafspraken en uren;
   • Afgeven van verklaringen of bewijs van supervisie (indien gevraagd);
   • Facturatie.
     Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
3. Onderwijs / deskundigheidsbevordering
   • Registratie van deelnemers, bijhouden van deelname en uren;
   • Facturatie en administratieve afhandeling;
   • Eventueel versturen van informatie over het betreffende onderwijs.
     Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
4. Contact en informatieverstrekking
   • Beantwoorden van vragen via het beveiligde contactformulier, e-mail;
   • Afhandelen van verzoeken om informatie (bijvoorbeeld over het aanbod of wachttijd).
     Grondslag: toestemming van betrokkene en gerechtvaardigd belang.
5. Wettelijke verplichtingen
   • Bewaren van dossiers conform de WGBO;
   • Voldoen aan verplichtingen richting de Belastingdienst (administratie, bewaartermijnen);
   • Eventuele verplichtingen vanuit toezicht of beroepsorganisaties.

5. Bewaartermijnen

1. Medisch dossier
   • Het medisch dossier wordt in principe 20 jaar bewaard na de laatste wijziging, zoals wettelijk bepaald in de WGBO.
   • In bijzondere gevallen kan het dossier langer worden bewaard indien dat noodzakelijk is voor goede hulpverlening of door een andere wettelijke verplichting.
2. Supervisie-, coaching- en onderwijsgegevens
   • Facturen en financiële administratie worden 7 jaar bewaard, conform fiscale wetgeving.
   • Overige gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn (bijvoorbeeld tot afronding van het traject, plus een beperkte administratieve termijn).
3. Contactformulier en e-mails
   • Correspondentie wordt bewaard zolang dit nodig is voor een goede afhandeling en eventueel zolang dit onderdeel is van het cliëntendossier.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

De praktijk deelt persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, de behandeling of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen:

• Met de huisarts/verwijzer (bijvoorbeeld terugrapportage) – in principe met uw (schriftelijke) toestemming;
• Met andere hulpverleners of instanties (zoals school, jeugdhulp, GGZ-instelling), als dit nodig is en na uw toestemming;
• Met de zorgverzekeraar, voor zover nodig voor declaraties en controle;
• Met een boekhouder / accountant voor de financiële administratie;
• Met de leverancier van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of andere ICT-dienstverleners;
• Met toezichthouders of instanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Met alle partijen die in opdracht van de praktijk persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de AVG-eisen. Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden en niet gebruikt voor grootschalige digitale marketing of nieuwsbrieven.

7. Gegevensopslag, beveiliging en locatie

1. De praktijk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn:
   • gebruik van beveiligde computersystemen met wachtwoordbeveiliging;
   • up-to-date besturingssystemen en beveiligingssoftware;
   • versleutelde back-ups;
   • beperkte toegang tot gegevens (alleen geautoriseerde personen).
2. De praktijk streeft ernaar gegevens binnen de EU op te slaan. Indien gebruik wordt gemaakt van een dienstverlener buiten de EU, gebeurt dit uitsluitend wanneer sprake is van een passend beschermingsniveau conform de AVG.

8. Website, cookies en externe partijen

1. De website www.psychologenpraktijk-reijns.nl wordt gehost via een externe provider. Deze aanbieder kan technische en analytische gegevens (zoals IP-adres, gebruiksstatistieken) verwerken voor beveiliging en prestaties van de website.
2. De praktijk gebruikt deze gegevens niet om individuele bezoekers te profileren.
3. Indien er in de toekomst een cookie-banner of uitgebreide cookieverklaring wordt toegevoegd, zal daarop nader worden toegelicht welke cookies precies worden gebruikt.

9. Minderjarigen

1. Voor behandeling van kinderen en jongeren worden persoonsgegevens verwerkt van zowel het kind als de ouders/verzorgers, voor zover dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening.
2. Toestemming voor behandeling en het delen van informatie wordt gevraagd conform de regels van de WGBO (afhankelijk van leeftijd en gezagssituatie).
3. Gegevens van minderjarigen worden met extra zorgvuldigheid behandeld.

10. Uw rechten

U heeft als betrokkene verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht op inzage
   U kunt inzage vragen in uw dossier en de persoonsgegevens die de praktijk van u verwerkt.
2. Recht op rectificatie
   U mag verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
3. Recht op (gedeeltelijke) verwijdering
   U kunt vragen om (gedeeltelijke) verwijdering van gegevens, voor zover dit niet in strijd is met wettelijke bewaarplichten (zoals de bewaartermijn van het medisch dossier).
4. Recht op beperking van de verwerking
   U kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking (tijdelijk) te beperken.
5. Recht op overdraagbaarheid
   U kunt verzoeken om een overzicht van uw gegevens, zodat deze kunnen worden overgedragen aan een andere hulpverlener.
6. Recht van bezwaar
   U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke doeleinden.

Verzoeken kunt u indienen via marina@psychologenpraktijk-reijns.nl. De praktijk beoordeelt uw verzoek en reageert in principe binnen één maand, tenzij een langere termijn wettelijk is toegestaan.

11. Klachten over privacy

1. Als u vragen of klachten heeft over de manier waarop de praktijk met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u deze richten aan Marina Reijns via de hierboven genoemde contactgegevens.
2. Komen we er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de nationale toezichthouder op het gebied van privacy.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

1. De praktijk kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de wet of in de werkwijze.
2. De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.psychologenpraktijk-reijns.nl en is opvraagbaar via e-mail.

‍